요금 비교 화면의 ‘기본’, ‘표준’, ‘포함’이 글마다 다른 범위로 쓰여 같은 상품이 서로 다르게 보인다. 용어정의 색인 카드로 다룰 이 문제는 한 문구의 좋고 나쁨보다 사용 흐름에서 드러난다. 용어정의 색인 카드를 펼쳐 “같은 용어가 표·본문·필터에서 같은 개념과 범위를 뜻하는가”에 필요한 단서를 실제 순서로 배치하면 비교 용어 사전의 범위가 선명해진다.
반복 용어가 등장한 제목·표·도움말·필터를 모으고 각 출처의 정의, 단위, 포함·제외 항목을 표시한다. 같은 항목을 두 사람이 확인하게 하고 차이가 나면 용어정의 색인 카드에 양쪽 결과를 모두 남긴다. 비교 용어 사전의 재현 조건을 찾기 전에는 한쪽을 정답으로 고르지 않는다.
공식 정의가 있으면 출처와 함께 따르고 내부 용어라면 한 문장 정의와 사용하지 않을 유사어를 정한다. 이 기준을 용어정의 색인 카드의 왼쪽에 적고 각 후보를 같은 방식으로 비교한다. “같은 용어가 표·본문·필터에서 같은 개념과 범위를 뜻하는가”에 직접 답하지 못하는 장점은 비교 용어 사전의 이번 결정에서 보조 정보로만 다룬다.
충돌하는 용례를 찾고 대표 정의를 승인한 뒤 화면부터 본문까지 치환하되 과거 인용은 원문임을 표시한다. 담당자가 바뀌어도 이어 할 수 있도록 용어정의 색인 카드에 파일 위치와 확인 주체를 덧붙인다. 비교 용어 사전의 순서가 사람의 기억에만 남지 않게 한다.
이 작업의 산출물은 용어정의 색인 카드다. 이 문서에는 비교 용어 사전의 원상태, 선택한 기준, 실제로 한 변경, 보류 이유를 함께 넣는다. 다른 담당자가 용어정의 색인 카드만 보고도 “같은 용어가 표·본문·필터에서 같은 개념과 범위를 뜻하는가”에 같은 방향으로 답할 수 있어야 인계 가능한 결과가 된다.
익숙한 말이라는 이유로 정의를 생략하거나 다른 기관의 용어를 범위 확인 없이 가져오지 않는다. 또한 용어정의 색인 카드에 없는 수치나 효과를 더하지 않고, 비교 용어 사전의 한 사례를 다른 페이지·지점·사람에게 그대로 적용하지 않는다. 용어정의 색인 카드에서 의료나 법률 판단이 얽힌 경우에는 일반 정보의 범위를 밝히고 개인별 결정은 해당 전문가의 확인으로 남긴다.
용어정의 색인 카드의 검수는 비교 용어 사전의 성공 경로와 실패 경로를 각각 한 번씩 따라가는 방식으로 한다. 어느 쪽에서도 “같은 용어가 표·본문·필터에서 같은 개념과 범위를 뜻하는가”의 근거를 찾지 못하면 완료 표시를 지운다.
새 원고 검수자가 색인 카드로 단어를 확인하게 하고 의미가 바뀐 용어는 이전 정의와 적용 종료일을 남긴다. 그 결과와 남은 의문을 용어정의 색인 카드의 마지막 칸에 적는다. 비교 용어 사전의 완료 기준은 문서를 많이 만든 상태가 아니라 “같은 용어가 표·본문·필터에서 같은 개념과 범위를 뜻하는가”에 확인 가능한 답과 다음 책임자가 생긴 상태다.